Blick hinter die Kulissen: Petra Kopp über ihre Rolle als Managementbeauftragte der Kläger Group

1. WIE LANGE BIST DU SCHON BEI DER KLÄGER GROUP?

Angefangen habe ich 2013 bei Vema als Einkaufsleitung sowie stellvertretende Leitung Qualitätsmanagement. Vorher war ich u. a. bei einer Unternehmensberatung für Qualitätsmanagement im IFS Food tätig – ich habe schon lange eine Leidenschaft für diesen Unternehmensbereich. Seit Januar 2023 bin ich nun Managementbeauftragte für Vema und Kläger Plastik am Standort Neusäß und seit Juli 2024 wurde der Verantwortungsbereich auf Kläger SPC erweitert.

2. Wie lässt sich deine rolle als managementbeauftragte beschreiben?

Die Rolle der Managementbeauftragten ist eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen im Unternehmen und der Geschäftsleitung.

Ich steuere die Implementierung und Aufrechterhaltung von Managementsystemen innerhalb des Unternehmens – also die ISO 9001, 13485, 22716, 14001, IFS HPC und IATF. Dazu gehört die Sicherstellung, dass Vorschriften und Gesetze eingehalten werden, die Durchführung von internen und externen Audits sowie entsprechende Schulungen der Mitarbeitenden. Mit der Erweiterung des Verantwortungsbereichs auf Kläger SPC wurde der letzte Schritt zur Trennung der Bereiche QM und QS innerhalb der Kläger Group vollzogen. Der Bereich Qualitätsmanagement ist nun eine unabhängige, übergeordnete Stabstelle im Unternehmen und kann objektiv agieren.

 

„Ich freue mich sehr auf die Herausforderung alle Systeme unter einen Hut zu bringen, die kommenden Veränderungen und am meisten auf die inspirierende Zusammenarbeit mit den Kollegen und Kolleginnen aus drei Firmen.“

Petra Kopp über ihren erweiterten Verantwortungsbereich durch die Übernahme des Qualitätsmanagements bei Kläger SPC.

 

3. Kannst du uns konkrete beispiele aus deinem arbeitsalltag nennen?

Ja, gern – vorweg: es gibt keine täglichen Routineaufgaben. Derzeit arbeite ich eng mit Regulatory Affairs an neuen Richtlinien bzw. Gesetzen, prüfe deren Relevanz für das jeweilige Unternehmen und koordiniere die Umsetzung, einschließlich der notwendigen Dokumentationsanpassungen, die meist mit rechtlichen Anpassungen einhergehen.

Im QM betreuen wir zudem interne und externe Audits, die ich zusammen im Auditoren-Team mit Thomas Wolf und Silke ­Schmiedchen durchführe, wobei wir unser System kontinuierlich durch neue Erkenntnisse verbessern. Zudem arbeite ich mit Thomas Wolf an der Organisations- und Prozessentwicklung, um Prozesse auf Effizienz, Effektivität und Übertragbarkeit auf die anderen Unternehmen der Kläger Group zu prüfen und ggf. Änderungen einzusteuern.

4. Du führst nicht nur interne, sondern auch externe audits mit kunden durch. Wie sieht die Zusammenarbeit mit Kunden aus?

Im ersten Schritt erfolgt ein Dokumentenaudit über Teams, bei dem unser ViFlow Handbuch und die Dokumentation vorgestellt werden. Anschließend werden wir vor Ort auditiert. Hier wird der gesamte Verarbeitungsprozess – von Wareneingang über Entwicklung (falls relevant) bis hin zu Produktion, Fertigproduktfreigabe und Versand – geprüft. Kundenaudits sind eine gute Möglichkeit, um sich, über den Vertrieb hinaus, besser kennenzulernen und durch den Austausch weitere Verbesserungspotentiale zu identifizieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

5. Gesetzliche und regulatorische vorschriften werden immer komplexer. Wie wird sichergestellt, dass alle aktuellen entwicklungen eingehalten werden?

Der Fachbereich Gesetze und bindende Verpflichtungen wird von einem Personenkreis überwacht. Im Rahmen des Aufgabenbereichs nimmt jeder an Informationsveranstaltungen, Fortbildungen etc. teil und verpflichtet sich zur Weitergabe der Informationen. Einen Überblick dazu bietet das Rechtskataster. Dies ist eine Sammlung aller für ein Unternehmen oder eine Organisation relevanten Rechtsvorschriften und Verpflichtungen. Um Kompetenzen, Wissen & Stärken effizient zu vereinen, sind zusätzlich unsere Fachexperten für Arbeitssicherheit und Brandschutz mit im Boot.

6. Was macht deinen Job spannend und abwechslungsreich?

Ich arbeite seit 20 Jahren im Qualitätsmanagement und es war noch nie so spannend wie die letzten fünf Jahre. Der Bereich hat Jahrzehnte ein gleichbleibendes Niveau gehalten und Dinge nur in geringem Maße verändert. Seit fünf Jahren überschlagen sich die Themen – Agilität und Wertekultur sind bereits Schnee von gestern.

Heute sprechen wir im QM von:

• Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen: um Qualitätsverbesserungen zu ermöglichen und Qualitätsprobleme vorherzusagen
• Blockchain-Technologie: um Rückverfolgung und Transparenz in der Lieferkette zu verbessern und manipulationssichere Aufzeichnungen zu haben
• Nachhaltigkeit und ESG-Metriken: Unternehmen legen mehr Wert auf Umwelt-, Sozial-, und Governance Kriterien schon in der Geschäftsstrategie
• Qualität 4.0: die digitale Transformation, die wir seit ca. 2 Jahren verstärkt vorantreiben

7. Wie gehst du mit widerständen gegen veränderungen um?

Wir unterliegen noch dem demografischen Wandel und treiben die digitale Transformation voran. Veränderung ohne Widerstand gibt es nicht. Ich bin überzeugt, dass eine transparente gradlinige Kommunikation bei Veränderung immer an erster Stelle stehen muss, erst dann können wir mit Widerständen empathisch umgehen. Zum richtigen Zeitpunkt müssen Mitarbeiter vermehrt einbezogen und geschult werden. Den Rest übernimmt die Zeit.

8. Wie sahen die managementsysteme aus, als du hier angefangen hast?

Zu Beginn meiner Beschäftigung war alles Papier. 2015 wurde mit der Großrevision der ISO 9001 bei Vema die Geschäftsprozessmodellierungs-Software ViFlow eingeführt und die Reduzierung von Papier begann. Ab diesem Zeitpunkt startete auch die vermehrte Zusammenarbeit der Qualitätsmanager der unterschiedlichen Kläger Group Firmen. Absprachen sowie der Austausch von Dokumenten erfolgten nun vermehrt über die jeweilige Unternehmensgrenze hinaus.

Die Anforderungen der Managementsysteme haben zugenommen. Cybersecurity, Nachhaltigkeit, Lieferketten und ESG – das sind Themen, die wir aktuell im Qualitätsmanagement von der Geschäftsleitung in strategischen Dokumenten bis zu den Abteilungen in der Praxis umsetzen und darstellen müssen.

9. Ausblick in die zukunft – wo Siehst du das Qualitätsmanagement der Kläger Group in 5 Jahren?

Das Qualitätsmanagement wird sich weiterentwickeln, es wird noch strategischer und umfassender werden und es wird in der Kläger Group noch mehr an Bedeutung gewinnen. Wir werden in der Digitalisierung Fahrt aufnehmen und einen besseren Automatisierungsstand als jetzt haben. Das Ganze wird ein datengetriebenes QM begleiten.

In 5 Jahren wird das QM wesentlich besser als integraler Bestandteil der Unternehmenskultur gesehen werden. In der Zukunft sehe ich zudem großes Potenzial, in mindestens zwei Unternehmen zusätzliche Zertifizierungen zu erlangen.

 

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